Twitter Facebook Linkedin Youtube

ÖZEL KALEM GÖREVİ VE PROTOKOL KURALLARI

Temsil, tüm kurumlar ve makamlar açısından önemlidir. Bu sebeple resmi veya özel makamları temsil eden özel kalem müdürlüğü, çok önemli bir vazifedir. Ancak Özel Kalem görevi için henüz kaleme alınmış bir tane bile çalışma yoktur. Bu çalışma, bu eksikliği bir nebze olsun giderebilmek için uzun yıllar özel kalem görevinde bulunmuş kişilerin tecrübelerinden faydalanılarak hazırlanmıştır. Çalışmaya öncelikle protokol kurallarını işleyerek başlayıp, sonra da özel kalem görevi işleyeceğiz.

“Resmi hayatta tevazu etmek, acizliktir.” (Nihat AYTÜRK)

Protokol Kuralları

Yaşam alanlarımız; Sosyal Alan, Özel Alan ve Kamusal alan olmak üzere üç grupta incelenebilir. Sosyal alanlarda nezaket kuralları önem kazanırken, kamusal alanlarda protokol kuralları önem kazanır (Altınöz ve Ark. 2002). Protokol, devlet ve diplomasi alanındaki törenler ve resmi ilişkilerle sosyal yaşamda uygulanması gereken kurallar bütünü olarak tanımlanabilir. Protokol, devletler için nezaket ve zarafet dairesinde bir güç gösterisidir.

Özel Kalem, bir kurumda protokol kurallarını en iyi bilen kişi olmalıdır. Bu sebeple protokol kurallarını en iyi derecede uygulayan kişi de özel kalem olamalıdır. Bunun yanında son dönemde danışman kişi ya da uzman kişi olarak görev yapan personeller de özel kalem görevlerinde bulunmaktadır. İsim değişebilir fakat özel kalem görevi, kadro ve görev tanımlarıyla netleştirilmiş bir görevdir.

Türkiye’de protokol kuralları konusunda çok önemli çalışmalar bulunmaktadır. Bu konuda en çok temayüz eden uzman, Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü (TODAİE) Uzman Öğretim Görevlisi Nihat Aytürk’tür. Bu konuda birçok çalışması ve semineri bulunmaktadır. Ayhan Şahin’in kaleme aldığı “Kamu İdarelerinde Protokol Kuralları” adlı kitapta, Avrupalıların protokol kurallarını Osmanlıdan öğrendikleri anlatılmaktadır. Şahin’in aktardığına göre; Fatih Sultan Mehmet döneminde Enderun’da ‘Teşrifat Dersi’ okutulmuş, daha sonraki dönemlerde Teşrifat Bakanlığı kurularak protokol düzenlemesi bakan sorumluluğuna verilmiştir. Hatta Osmanlı İmparatorluğu’nun protokol konusundaki bilgi ve görgüsünden etkilenen Fransız ve İngiliz saray görevlileri, Osmanlı Sarayı’nda protokol konusunda eğitim alarak, öğrendiklerini kendi ülkelerinde uygulamışlardır. (Şahin, 2011) Adolf Hitler, protokol kurallarını en iyi icra eden ve bunu kendi lehine çeviren kişi olarak bilinmektedir. Bunun yanında Hitler’in makam odası düzenlemesi son derece planlı olarak protokol kurallarını kendi yönetim tarzına çevirmek için yapılmıştır (Tecimer, 2012).

Özel Kalem Görevleri

Özel Kalem, kamu veya özel sektördeki üst düzey yöneticinin görüşmelerini düzenleyen, gizlilik derecesi bulunan yazışmalarını yapan, özel işlerini yerine getiren kimsedir. Kalem-i Mahsusa diye de isimlendirilebilir.

Özel Kalem görevi, çok dikkat ve fedakârlık isteyen, her şeyi takip etme becerisi, çalışkanlık, sebat, dürüstlük, sabır ve güvenirlik gerektiren bir görevdir. Özel kalem görevinin mesai saatleri yoktur. Bağlı olduğunuz amirden daha fazla mesai yapmanız gerekmektedir. Amirinizin olmadığı vakitlerde takip etmekle yükümlü olduğunuz görevleri yerine getirmeniz gerekmektedir. Bunun yanında mesai saatleri içinde ve dışında işlerin yetişmesi için zaman yönetimini bilmeniz ve çok programlı olmanız gerekmektedir. Zaman yönetimi konusunda özel eğitim almak ya da bu konu hakkında kitaplar okumak gerekmektedir.

Özel Kalem, amir ile memur/vatandaş arasında çok önemli bir köprüdür. Resmi görevlerde özel kalem, amir ile memur arasında ilişkileri düzenlerken; özel sektörde de amir ile müşteri/vatandaş/görevliler arasındaki ilişkileri düzenler. İyi bir Özel Kalem, birlikte görev yaptığı zatın eli ve ayağı olur. Ayrıca görevi nedeniyle amirinin sırlarına da vakıf olduğu için amirinin sır küpüdür ve çok ketum olması gerekmektedir.

Özel Kalem, amirini başarılı kılacak kişidir. Amirinin gözden kaçırdıklarını ona hatırlatmalı ve amirinin yönlendirdiği, emrettiği konuları en iyi şekilde yerine getirmelidir. Bu anlamda özel kalem, amirin emirlerini memurlara ileten aracı değil, bilakis işin yolunda gitmesini sağlayıcı kişidir. Memurun verilen görevi yapması için özellikle moral ve motivasyonun sağlanmasına kadar özel ihtimam göstermek durumundadır. Özel Kalem, davetler ve törenlerde amirin ihtiyaç duyacağı yerleri (gardırop, lavabo, WC, mescit, giriş-çıkış, yan salon vb.) önceden görüp bilmeyi bile düşünen kişidir. Bunun yanında özel kalem, amirinin katıldığı program hakkında bilgileri, amirinin özgeçmişini, varsa basın bültenini, kurumu ile ilgili bilgileri vb. yanında bulundurmalıdır.

Bu görevler, örneğin Bakanlık Özel Kalem Müdürlükleri için resmi ifadelerle şöyle sayılmaktadır;

  • Bakanlık Makamının günlük haftalık ve aylık programı yapılarak takip edilmesi,
  • Günlük ziyaretçi akışı düzenlenmesi,
  • Bakanlık Makamının her türlü protokol ve tören işleri düzenlenmesi,
  • Bakanlık Makamının ziyaret, davet, karşılama, uğurlama, ağırlama ve bayram kutlamalarıyla ilgili hizmetleri düzenleyerek diğer kuruluşlarla koordinasyon sağlaması,
  • Bakanlık Makamının özel ve resmi yazışmaları yürütülmesi,
  • Bakanlık Makamına gönderilmiş tüm yazı dilekçe e-posta vs. evraklar ilgili birimlere yönlendirilmesi ve takip edilerek gerektiğinde Makama arz edilmesi,
  • Makamın ve Özel Kalem Müdürlüğünün ulaşım hizmetleri yürütülerek, tahsisli araçların 237 sayılı Taşıt Kanunu mevzuatına göre sevk ve idare edilmesi.

Genel Müdürlük ve Genel Müdür Yardımcılarının özel kalem müdürlüğü ve görevleri ise yine resmi ifadelerle şöyle ifade edilmektedir;

“Özel kalem müdürlüğü; Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcılarının işlerinin kesintisiz ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla kurulmuş bir birimdir.

Başlıca görevleri şu şekilde sıralanabilir:

  • Genel Müdürün ve Genel Müdür yardımcılarının kurum içi ve kurum dışı yazışmalarını yürütmek, Havale ve imza dosyalarını kontrol etmek,
  • Genel Müdür veya Genel Müdürlük tarafından düzenlenen protokol, davet ve törenlerin işleyişinde görev almak, birimler  arasında koordinasyonu sağlamak,
  • Genel Müdürlüğün diğer kurumlar ile diğer özel  ve tüzel kuruluşlarla iletişimini sağlamak,
  • Genel Müdür ve yardımcılarının organize ettiği ve/veya katılacağı toplantılara ilişkin hazırlık yapmak ilgili kişilere duyuru yapmak ve toplantı odasını düzenlemek.
  • Genel Sekreterlik bünyesinde yapılan birim içi toplantılara katılmak. Genel Müdürlüğe kurum içi ve kurum dışından gelen konukları karşılamak, ağırlamak ve uğurlamak,
  • Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcılarının yurt içi ve yurt dışı seyahatlerinde gerekli hazırlıkları ve organizasyonları yerine getirmek.”

Özel Kalemin Yanında Bulundurması Gerekenler;

  1. Kalem; özel kalemin yanında imza kalemi, not kalemi, renkli işaretleme gibi 3-5 adet kalem olmalıdır. Amiri istediğinde ya da gerektiğinde hemen kalem sunulabilmeli ve kullanılabilmelidir.
  2. Not almak için Özel Kağıt/Not Defteri; özel konuların, talimatların veya toplantı notlarının kayıt edilebileceği bir kağıt yada ajanda yada not defteri hazır bulundurulmalı ve acil konularda hazır bulundurulmalıdır.
  3. Toplantının/ Günün /Haftanın Programı
  4. Kartvizit, amirinizin kartviziti yanınızda bulundurulması son derece önemlidir. Çünkü toplantı, görüşme ya da randevularda karşı taraf kişilere sunulması gerekli olabilmektedir. Amirinizin yanında kalmamış, unutmuşta olabilir kendi kartviziti fakat siz özel kalem olarak hemen bunu el çabukluğu ile cebinizden çıkarak sağlamalısınız.
  5. Flash Bellek; iş hakkında bir görüşme ya da toplantı sonrası alınması gerekli dijital verilerin taşınmasında flash bellek bulundurulmalıdır. Kendi flash belleğiniz yanında boş ve her an kullanılması için hazırda bir flash bellek olması gereklidir.
  6. Amirin Özgeçmişi; basın açıklaması, konferans konuşması ya da diğer görüşmelerde sunulması gerekebilecek amirin özgeçmişi sunucuya verilmek üzere hazır bulundurulmalıdır.

En İyi Özel Kalem Modeli

Özel Kalem Müdürü; çalışkan, sabırlı, güler yüzlü, her zaman şık giyinen, bakımlı, düzgün Türkçe konuşan, temiz karakterli dürüst ve yapıcı olan, sır saklayan, dedikodu yapmayan, ince düşünen, diplomasi ve protokol kurallarını bilen, maiyetinde çalışanların kıymetini bilen ve koruyan, gönlünü, kapısını ve telefonlarını herkese açan, herkesten önce gelen ve herkesten sonra çıkan hizmet aşığı bir kişi olmalıdır.

Özel Kalem Görevi Eğitimi

Türkiye’de özel kalem eğitimi veren bir okul, seminer veya kurs bulunmamaktadır. Özel Kalem, tanıdık ve güvenilir olması koşuluyla yetiştirmek için rastgele seçilebildiği gibi tavsiye üzerine diğer kurum yada birimlerden getirtilerek görevlendirilebilmektedir. Yüksekokul mezunu ve dil bilen birisinin bu görevde bulunması tercih edilir. Fakat konu hakkında herhangi bir eğitim verilmediği için yetişmiş eleman sıkıntısından dolayı maalesef ülkemizde bu konuya çok dikkat edilememektedir. Bu nedenle bazen sekreterlerin özel kalem olarak görevlendirildiği de bilinmektedir.

Bu konudaki eksikliği gidermek için üniversitelerimizde yukarda saydığımız niteliklere haiz öğrenci yetiştirecek dersler konulabilir. Bu konuda özel ders almak isteyenlere fırsat açılabilir. Protokol kuralları, TODAİE gibi kurumlarda ve özel eğitim kurumlarında verilmektedir. Fakat özel kalem konusunda pek geliştirici eğitim bulunmamaktadır. Daha çok özel kalemin yanındaki yardımcıların ya da sekreterlerin bu göreve getirilerek yetiştirilmesi mümkün olmaktadır. Bu konuda faaliyetlerde bulunan Özel Kalemler Derneğinin (www.ozelkalem.org) yanında siyasi partiler de, özel kalem müdürü yetiştirilmesi için çaba göstermelidir.

Sonuç ve Öneriler

Temsil, tüm kurumlar ve makamlar açısından önemlidir. Bu sebeple resmi veya özel makamları temsil eden özel kalem müdürlüğü, çok önemli bir vazifedir. Bu vazifenin gerektiği şekliyle yerine getirilebilmesi için bu göreve getirilenlere özel bir eğitim/seminer verilmesinin faydalı olacağı mülahaza edilmektedir. Ancak Özel Kalem görevi için henüz kaleme alınmış bir çalışma bile yoktur. Bu çalışma, önemli bazı konulara değinerek konunun kritik noktalarına dikkat çekmeye çalışmıştır.

.

Mehmet YAĞCI

_________

Kaynaklar;

  1. Şahin, A., (2011), Kamu İdarelerinde Protokol Kuralları (Bir Yöntem Denemesi), Yeniyüzyıl Yayınları, İstanbul.
  2. Aytürk, N. (2004), Protokol Yönetimi, Türkiye Ortadoğu Amme İdaresi Enstitüsü, Ankara.
  3. Altınöz, M., Tutar, H. Ve Bayraktar, K. (2002), Protokol Bilgisi, Nobel Yayıncılık, Ankara.
  4. Ünlütürk, A. (2002), Sosyal Davranış Kuralları ve Protokol, Dost Kitabevi Yayınları, Ankara.
  5. Tecimer, Y., (2012), Kamusal Alanda Protokol Kuralları, Karakutu Yayınları, İstanbul.

sahipkiran Hakkında

Sahipkıran; 1 Aralık 2012 tarihinde kurulmuş, Ankara merkezli bir Stratejik Araştırmalar Merkezidir. Merkezimiz; a) Türkiye Cumhuriyeti’nin ülkesi ve milletiyle bölünmez bütünlüğünü savunan; ülkemizin her alanda daha ileri gitmesi ve milletimizin daha müreffeh bir hayata kavuşması için elinden geldiği ölçüde katkı sağlamak isteyen her görüş ve inanıştan insanı bir araya getirmek, b) Ülke sorunları, yerel sorunlar ve yurtdışında yaşayan vatandaşlarımızın sorunlarına yönelik araştırma ve incelemeler yaparak, bu sorunlara çözüm önerileri üretmek, bu önerileri yayınlamak, c) Tespit edilen sorunların çözümüne yönelik ulusal veya uluslararası projeler yürütmek veya yürütülen projelere katılmak, ç) Tespit edilen sorunlar ve çözüm önerilerimize ilişkin seminer ve konferanslar düzenleyerek, vatandaşlarımızı bilinçlendirmek, amacıyla kurulmuştur.

BENZER İÇERİKLER

Yorum Ekleyebilirsiniz